Nota fiscal e declaração de conteúdo: o que são, para que servem e tudo o que você precisa saber sobre esses documentos

O que são e para que servem nota fiscal e declaração de conteúdo?

Nota fiscal e declaração de conteúdo são documentos essenciais para enviar objetos. Nenhuma transportadora aceita postagens desacompanhadas de um desses documentos. A nota fiscal deve acompanhar envios que fazem parte de transação comercial. Já a declaração de conteúdo é usada quando a nota não é exigida.

Se você tem dúvidas sobre nota fiscal e declaração de conteúdo, este é o texto certo para você.

Vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre a importância desses dois documentos. 

E já podemos adiantar: eles são essenciais para fazer postagens com qualquer transportadora, seja ela parceira do Melhor Envio ou não. 

A nota fiscal deve acompanhar envios que fazem parte de qualquer transação comercial. Já a declaração de conteúdo é usada quando a nota não é exigida.

Feita essa breve introdução, é hora de mergulhar no assunto principal. Bora lá?

O que é declaração de conteúdo? Quando posso usar o documento?

A declaração de conteúdo pode acompanhar todos os envios para os quais a nota fiscal não é exigida.

Na prática, ela é apenas um papel impresso onde o remetente indica os dados da carga enviada, descrevendo informações sobre itens, valor e quantidade enviada. 

Ao preenchê-la, o remetente declara não se enquadrar no conceito de contribuinte e, portanto, afirma que sua carga é isenta de ICMS. Abaixo, veja um trecho do modelo de declaração de conteúdo usado pelos Correios: 

exemplo de arquivo de declaração de conteúdo dos correios
Trecho do modelo de declaração de conteúdo usado pelos Correios, em que o remetente afirma não ser contribuinte (reprodução)

A declaração de conteúdo deve estar afixada do lado de fora da embalagem, como mostra a foto.👇

caixa quadrada com etiqueta do melhor envio e declaração de conteúdo

Atenção: a declaração é um documento! As informações contidas nela são responsabilidade do remetente. Ao preenchê-la, o remetente declara que o objeto não precisa ser acompanhado de nota fiscal. E sempre é bom lembrar: quem inserir dados inverídicos estará sujeito às penalidades previstas na legislação.

Você só pode usar esse documento quando o objeto a ser enviado não estiver sujeito à tributação (envios sem fins comerciais).

É importante ter em mente que você sempre vai precisar da declaração de conteúdo ou da nota fiscal para postar um objeto. Nenhuma transportadora vai aceitar envios desacompanhados de um desses documentos. Você pode saber mais sobre a origem dessa obrigatoriedade aqui.

👉Leia tudo sobre declaração de conteúdo clicando aqui.

O que é nota fiscal? Quando sou obrigado a usar o documento?

A nota fiscal é usada para comprovar a existência de uma relação comercial, seja ela a venda de produtos ou a prestação de serviços. O documento tem várias funções, mas destacamos 2 como principais:

  1. A nota fiscal formaliza a receita obtida perante o governo e garante o pagamento dos tributos incidentes sobre a transação
  2. A nota fiscal é essencial para fins de fiscalização, pois atesta a procedência de mercadorias em circulação no país

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal está prevista na lei nº 8.846. A legislação destaca que toda receita deve ser formalizada por meio de um documento reconhecido pela lei.

🔴Atenção: o não pagamento de tributos caracteriza crime de sonegação fiscal, previsto na lei nº 8.137. A pena é detenção de 6 meses a 2 anos, além de multa. 

Por que esses documentos são necessários?

Uma palavra responde a essa pergunta: fiscalização. É essencial que todo objeto transportado esteja acompanhado da documentação correta. Caso contrário, ele pode ficar retido no meio do caminho.

E tem mais: um único objeto desacompanhado da documentação certa pode causar a retenção de uma carga inteira. 

Na prática, uma simples caixinha de 200g em condições irregulares tem o poder de “trancar” um caminhão com toneladas de carga. Isso pode impactar diretamente os prazos de entrega de vários outros objetos que estavam seguindo as regras. 

Não é difícil entender por que as transportadoras exigem que as cargas sejam acompanhadas da documentação correta, né?

Para evitar problemas relacionados à fiscalização, as empresas podem inclusive rejeitar a postagem no ato da mesma.Por exemplo: a transportadora pode recusar o recebimento de objetos acompanhados de declaração de conteúdo se identificar que eles fazem parte de uma transação comercial.

Imagem: RawPixel

🤔E o que o Melhor Envio pode fazer se a transportadora recusar o seu objeto?

De acordo com o Gerente de Suporte Operacional e Logística do Melhor Envio, Arthur de Siqueira Brahm, a questão pode ser resumida da seguinte forma:

“Se você vai toda semana na transportadora com caixinhas que têm o logo da sua loja, a empresa tem motivos para deduzir que se tratam de envios comerciais.”

Arthur de Siqueira Brahm, Gerente de Suporte Operacional e Logística no Melhor Envio

Com base nisso, eles podem sim recusar o recebimento do objeto para evitar possíveis problemas com a fiscalização, complementa Arthur.

Caso entenda que o seu envio não tem fins comerciais e, portanto, pode ser enviado com declaração de conteúdo, você deve entrar em contato com o Melhor Envio.

Nós vamos fazer a ponte entre você e a transportadora para apurar a situação. Mas é importante deixar claro: o Melhor Envio não pode obrigar nenhuma empresa a aceitar a sua carga. O que a gente faz é esclarecer possíveis enganos, ok?

Nota fiscal ou declaração de conteúdo: quais documentos são aceitos pelas transportadoras para fretes gerados no Melhor Envio?

Declaração de conteúdo ou nota fiscal? Afinal, o que as transportadoras parceiras do Melhor Envio aceitam na hora da postagem? Continue lendo e entenda as regras de cada empresa.

Correios

Usando os Correios pelo Melhor Envio, você pode gerar seus fretes com declaração de conteúdo ou nota fiscal. Basta optar pelo documento que se aplica ao seu caso no momento da geração do frete.

Em ambas as alternativas, o seu envio conta com proteção de seguro. Você pode preencher o valor a ser segurado na nossa Calculadora, como mostra o print abaixo:

imagem da calculadora de fretes do melhor envio destaca o campo "valor segurado total"

Caso opte por deixar o campo valor segurado total em branco, será aplicado o seguro automático dos Correios: R$ 10,25 para Mini Envios, R$ 20,50 para PAC e SEDEX.

Valor segurado máximo para cada modalidade:

  • Mini Envios: R$ 100,00
  • PAC: R$ 3.000,00
  • SEDEX: R$ 10.000,00

Em casos de sinistro (avarias, extravios, furtos ou roubos), há pagamento de indenizações tanto para envios com declaração de conteúdo quanto para envios com nota fiscal — observados os valores máximos para cada modalidade, como mostrado acima. 

Como você vai ver ao continuar esta leitura, as regras de indenização com transportadoras privadas variam de acordo com o documento utilizado (nota fiscal ou declaração de conteúdo). Guarde essa informação na sua mente, pois ela é essencial.

👉Veja também: como usar os Correios pelo Melhor Envio

Jadlog

Usando a Jadlog pelo Melhor Envio, você pode gerar seus fretes com declaração de conteúdo (exceto para envios com origem no Paraná) ou nota fiscal. Basta optar pelo documento que se aplica ao seu caso no momento da geração do frete.

🔴 Atenção: o valor segurado para envios feitos com declaração de conteúdo é limitado a R$ 1.000,00. Em razão das políticas da transportadora, não há cobertura para avarias, somente para extravios e furtos/roubos. 

Além disso, como mencionamos brevemente acima, a declaração de conteúdo não pode ser usada para envios com origem no estado do Paraná. Como se trata de região fronteiriça, a medida tem o objetivo de combater a sonegação de impostos e o contrabando. 

Já para envios feitos com nota fiscal, o valor segurado máximo na Calculadora do Melhor Envio é R$ 30.000,00. Há cobertura para avarias, extravios e furtos/roubos. 

👉Veja também: como usar a Jadlog pelo Melhor Envio

Azul Cargo Express

Usando a Azul Cargo Express pelo Melhor Envio, você pode gerar seus fretes com declaração de conteúdo ou nota fiscal. Basta optar pelo documento que se aplica ao seu caso no momento da geração do frete.

tela de compra de etiqueta com azul cargo express pelo melhor envio. no gif, vemos que o usuário pode optar por usar nota fiscal ou declaração de conteúdo.

🔴 Atenção: o valor segurado para envios feitos com declaração de conteúdo é limitado a R$ 1.000,00. Com Azul Cargo Express, envios feitos com declaração possuem cobertura para avarias totais ou parciais, extravios e furtos/roubos.

Tenha em mente que as unidades da transportadora têm autonomia para rejeitar envios com declaração de conteúdo se constatada a existência de relação comercial.

Já para envios feitos com nota fiscal, o valor segurado máximo pela Calculadora do Melhor Envio é R$ 40.000,00. Há cobertura para avarias, extravios e furtos/roubos.

👉Veja também: como usar a Azul Cargo Express pelo Melhor Envio

LATAM Cargo

Usando a LATAM Cargo pelo Melhor Envio, você pode gerar seus fretes com declaração de conteúdo (exceto nos envios com origem nestas bases) ou nota fiscal. Basta escolher qual documento se aplica ao seu caso no momento da geração do frete.

🔴 Atenção: o valor segurado para envios feitos com declaração de conteúdo é limitado a R$ 1.000,00. Além disso, em razão das políticas da transportadora, não há cobertura para avarias, somente para extravios e furtos/roubos. 

Já para envios feitos com nota fiscal, o valor segurado máximo pela Calculadora do Melhor Envio é R$ 10.000,00. Há cobertura para avarias, extravios e furtos/roubos.

✈ Bases LATAM Cargo que não aceitam envios com declaração de conteúdo

IGU (Foz do Iguaçu/PR), GYN (Goiânia/GO) e NAT (Natal/RN). Apenas a nota fiscal pode ser usada para acompanhar objetos postados nessas bases.

👉Veja também: como usar a LATAM Cargo pelo Melhor Envio 

Via Brasil 

Usando a Via Brasil pelo Melhor Envio, você só pode gerar fretes com nota fiscal. 

🔴Ou seja: não é possível usar os serviços da transportadora com declaração de conteúdo.

O valor segurado máximo pela Calculadora do Melhor Envio é R$ 50.000,00.

👉Veja também: como usar a Via Brasil pelo Melhor Envio

Resumão: quais documentos são aceitos pelas transportadoras parceiras do Melhor Envio?

TransportadoraDeclaração de ConteúdoNota Fiscal eletrônica (NF-e) modelo 55Valor segurado máximo na Calculadora Melhor Envio
CorreiosMini Envios: R$ 100,00
PAC: R$ 3.000,00
SEDEX: R$ 10.000,00
Jadlog*Declaração de conteúdo: R$ 1.000,00 (sem cobertura para avarias)
Nota fiscal: R$ 30.000,00 
Azul Cargo ExpressDeclaração de conteúdo: R$ 1.000,00
Nota fiscal: R$ 40.000,00
LATAM Cargo**Declaração de conteúdo: R$ 1.000,00 (sem cobertura para avarias)
Nota fiscal: R$ 10.000,00
Via BrasilNota fiscal: R$ 50.000,00

* Exceto para envios com origem no estado do Paraná. A Jadlog não aceita declaração de conteúdo nesses casos, apenas nota fiscal. 

**Exceto para envios com origem nas bases IGU (Foz do Iguaçu/PR), GYN (Goiânia/GO) e NAT (Natal/RN). A LATAM Cargo não aceita declaração de conteúdo nessas bases, apenas nota fiscal.

Dê atenção especial ao campo Valor Segurado Total na Calculadora do Melhor Envio

Essa dica vai te ajudar a evitar dores de cabeça em casos de sinistro. A gente sabe que ninguém quer ter um envio extraviado ou avariado, né? Mas essas coisas podem acontecer, não tem como evitar. O que você pode fazer é se prevenir para lidar com eventuais adversidades!

Falamos tudo isso porque é imprescindível dar atenção especial ao campo Valor Segurado Total na Calculadora do Melhor Envio. Você sempre deve preenchê-lo de acordo com o valor do objeto enviado, ok?

Nós já falamos aqui que os Correios têm um valor segurado automático mesmo quando o campo é deixado em branco (R$ 20,50 para PAC e SEDEX, R$ 10,25 para Mini). Já as transportadoras privadas exigem que o campo seja preenchido para a geração do envio!

É verdade que o Valor Segurado Total impacta o valor final do frete. Mas ele é essencial para que você seja indenizado de acordo com o valor do objeto enviado!

Informar um valor incorreto para economizar no seguro é uma decisão arriscada, pois você pode sair no prejuízo caso aconteça algum tipo de imprevisto, né?

🔴Sempre é bom relembrar: à exceção dos Correios, as demais transportadoras parceiras do Melhor Envio limitam a R$ 1.000,00 o pagamento de indenizações para envios feitos com declaração de conteúdo (e não há cobertura para avarias).

A importância do campo Valor Segurado Total para envios feitos com nota fiscal

É essencial preencher o campo Valor Segurado Total com o valor exato presente na nota fiscal, pois eventuais indenizações serão pagas de acordo com o menor montante quando comparados o Valor Segurado Total X o valor presente na nota.

🔴Ou seja: se você informar um Valor Segurado Total de R$ 20,00, mas o seu produto custar R$ 200,00, a indenização será paga de acordo com o menor montante. No caso deste exemplo, R$ 20,00. 

Isso acontece porque a transportadora entende que você optou por segurar apenas R$ 20,00 da carga, já que o seguro altera o preço final do frete. Vale ficar de olho!

Inserindo os dados da transportadora na nota fiscal

E na hora de emitir a nota fiscal, como eu preencho os dados da transportadora? Muitos usuários do Melhor Envio fazem essa pergunta.

Se utiliza ERPs como Bling ou Tiny para gerar suas notas, você vai perceber que os campos com os dados do transportador são opcionais. 

Mas, caso você queira preenchê-los, confira abaixo o CNPJ e a inscrição estadual de cada uma das transportadoras parceiras do Melhor Envio:

🚛 Correios

  • CNPJ: 34.028.316/0001-03
  • Inscrição Estadual: 073.338.210.0116

🚛 Jadlog

  • CNPJ: 04.884.082/0001-35 
  • Inscrição Estadual: 149.744.148.111

✈ Azul Cargo Express

  • CNPJ: 09.296.295/0001-60
  • Inscrição Estadual: 206.265.026.118

🚛 Via Brasil

  • CNPJ: 18.997.640/0001-83
  • Inscrição Estadual: 796.149.150.118

✈ LATAM Cargo

  • CNPJ: 02.012.862/0164-06
  • Inscrição Estadual: 112.347.127.116

🔴Atenção: você não deve usar os dados do Melhor Envio para preencher o campo referente ao transportador. Afinal, quem presta o serviço de transporte são as transportadoras parceiras. A nossa plataforma faz a intermediação logística, ou seja, conectamos você com as principais empresas de transporte do Brasil.

👉 Veja também: descubra as diferenças entre frete CIF e frete FOB

Leia antes de enviar com declaração de conteúdo 

Na prática, ao usar o sistema do Melhor Envio, você pode “escolher” (entre aspas) usar a declaração de conteúdo ou a nota fiscal.

Mas, na realidade, essa escolha não existe. Por isso as aspas. Se o seu envio é uma transação comercial, a emissão da nota fiscal é obrigatória para você — veja o caso do MEI (Microempreendedor Individual). 

Ao usar declaração de conteúdo indevidamente, você assume alguns riscos:

  • Possibilidade de recusa da carga pela transportadora
  • Apreensão da carga pela fiscalização e multa
  • Crime de sonegação fiscal, previsto pela lei nº 8.137

🔴E tem mais 2 coisas muito importantes que você precisa saber:

1) Com as transportadoras privadas parceiras do Melhor Envio, o valor segurado máximo para envios com declaração de conteúdo é R$ 1.000,00. 

2) As transportadoras privadas não pagam indenização por avarias nos envios feitos com declaração de conteúdo. Extravios, furtos e roubos têm cobertura de seguro (até R$ 1.000,00), mas avarias não. 

O nosso sistema sempre mostra um aviso sobre isso: 

alerta do sistema Melhor Envio surge quando um usuário tenta enviar um objeto com valor segurado acima de R$ 1.000,00 usando declaração de conteúdo
Alerta do Melhor Envio exibido quando um usuário tenta enviar um objeto com valor segurado acima de R$ 1.000,00 usando declaração de conteúdo

O conselho que podemos te dar é o seguinte: sempre aja de acordo com as normas vigentes. Essa é a melhor prática para evitar problemas.

MEI precisa emitir nota fiscal?

O MEI não precisa emitir nota fiscal nos seguintes casos:

  • Na venda de mercadorias/prestação de serviços para o consumidor final pessoa física (exceto se o consumidor exigir a nota)
  • Nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ (desde que o destinatário emita nota fiscal de entrada)

E quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal? Há dois casos:

  • Quando prestar serviços para empresas inscritas no CNPJ
  • Nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ (caso o destinatário não emita nota fiscal de entrada) 

🔍Você pode conferir a fonte das informações no art. 106 da resolução nº 140 do CGSN (Comitê Gestor do Simples Nacional), de 22 de maio de 2018.  

“A transportadora não aceita minha carga com declaração de conteúdo, mas sou MEI e não preciso emitir nota”

Essa situação pode acontecer. É claro: pela legislação vigente, o Microempreendedor Individual não é obrigado a emitir nota fiscal em alguns casos, como já citamos acima. Isso é fato.

Por outro lado, a transportadora também não é obrigada a aceitar a postagem de um objeto sem nota fiscal. As empresas têm autonomia para rejeitar cargas que não se encaixem em suas políticas.

Uma solução possível para esse impasse é a nota fiscal avulsa, também chamada de “nota fiscal de MEI”. Para emiti-la, é preciso ter autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.

Além disso, não há um padrão nacional para a emissão desse documento. Alguns estados disponibilizam a emissão eletrônica (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e), outros apenas em papel (modelo 1 ou 1-A).

🔴Atenção: para conseguir gerar fretes usando nota fiscal avulsa no sistema do Melhor Envio, é necessário que a sua nota tenha a chave de acesso com 44 dígitos, localizada no arquivo XML (quando tal arquivo for disponibilizado pelo seu estado). E, mesmo assim, há transportadoras que não aceitam o documento. É o caso da Azul Cargo Express, por exemplo.

Em resumo, apesar de ser uma alternativa viável em casos isolados, a nota fiscal avulsa é pouco prática para quem pensa em montar um negócio escalável e duradouro na internet.

Benefícios da formalização

É importante pensar um pouco no contexto geral do e-commerce brasileiro para entender a importância de formalizar o seu negócio e atuar dentro dos limites legais. Vamos lá?

Em 2019, uma pesquisa constatou que o Brasil tinha cerca de 930 mil sites dedicados ao comércio eletrônico. Você há de concordar que esse já era um número expressivo, correto? Mas calma, tem mais.

Entre março e maio de 2020, início da pandemia de coronavírus no Brasil,  cerca de 100 mil lojas virtuais foram abertas — números da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm).

Em apenas 2 meses, houve aumento de 10% na quantidade de lojas virtuais no Brasil. Com a pandemia, o número de consumidores digitais também cresceu: 5,7 milhões de pessoas compraram online pela 1ª vez no 2º trimestre de 2020, segundo relatório da Compre & Confie.

Tais números chamam a atenção para uma realidade talvez oculta a olhos menos atentos. É que o e-commerce é cada vez mais competitivo! Quem quer atuar no setor precisa ter em mente que a profissionalização deixou de ser opção — ela é regra para ter um negócio bem-sucedido.

E, no caminho da profissionalização, a formalização do negócio é essencial. A emissão da nota fiscal, por exemplo, é parte de uma relação de confiança entre você e o seu cliente, além de indicar que a sua empresa contribui com a arrecadação de tributos. 

👉 Saiba mais no artigo MEI ou Simples Nacional: como formalizar o seu e-commerce.

4 benefícios de ter uma empresa formalizada

  1. Ajuda a estabelecer uma relação de confiança com os clientes
  2. Garante que você está atuando dentro dos limites legais e contribuindo com a arrecadação de impostos
  3. Te ajuda a ter acesso a linhas de crédito para empresas
  4. Possibilita que você participe de licitações públicas 

👉 Leia também: guia prático para a formalização de empresas

O que é preciso para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e)? 

Hoje em dia, emitir a nota fiscal eletrônica é bem mais simples do que muita gente pensa. Você vai precisar apenas de 3 coisas:

1) Certificado digital 

2) Credenciamento na Secretaria Estadual (para venda de produtos) ou Municipal (para prestação de serviços) de Fazenda

3) Software emissor

Os itens 1 e 3 são os mais simples de conseguir. O certificado digital é uma assinatura virtual cujo objetivo é garantir a autenticidade da nota emitida. Você pode comprá-lo pela internet mesmo. 

Quanto ao software emissor, também não há mistério. Além das opções pagas disponíveis no mercado, uma das melhores alternativas gratuitas é o emissor do Sebrae.

Para o item 2, no entanto, é recomendável que você tenha o auxílio de um profissional de contabilidade. Como o procedimento para o credenciamento varia de estado para estado, o melhor é ter a ajuda de um profissional da área, né?

Bônus: cupom de desconto no Bling e no Tiny para facilitar a emissão das suas notas fiscais 

O jeito mais fácil de emitir notas fiscais eletrônicas é usar um ERP (Enterprise Resource Planning / Planejamento de Recursos Empresariais). 

Esse tipo de software tem diversas funções. Usando um ERP, você consegue centralizar a gestão de diversas áreas da empresa (estoque, finanças, contabilidade, logística) em um único sistema.

Quando o assunto é e-commerce, Bling e Tiny são os ERPs mais populares no cenário nacional. Ambos possuem integrações com diversas plataformas (o Melhor Envio é uma delas 😉) e podem ajudar em muitas áreas de um negócio, inclusive com a emissão de notas fiscais. 

Como brinde por ter lido até aqui, nós temos alguns cupons de desconto para te oferecer! Com eles, você pode se cadastrar no Bling ou no Tiny e aproveitar condições especiais graças à parceria do Melhor Envio com essas plataformas. 

Esperamos que esse incentivo te ajude a profissionalizar o seu negócio cada vez mais. Muito obrigado por ler até aqui! E qualquer dúvida, já sabe: é só falar nos comentários. Sucesso e boas vendas para você! 😊

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