O que é uma nota fiscal e qual a importância desse documento no e-commerce? Neste artigo você vai descobrir as respostas para essas perguntas e também vai entender quais são os tipos de notas mais usadas nas transações no comércio eletrônico.
Há um esforço por parte do poder público para simplificar a emissão de notas fiscais e mostrar aos contribuintes a importância desse documento. De fato, tal comprovante tem uma série de funcionalidades que podem ser muito úteis, especialmente para quem trabalha com vendas.
Só para se ter uma ideia, o Boletim da Nota Fiscal Eletrônica, divulgado anualmente pela Receita Federal, mostrou que as vendas com Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) registraram o montante de R$ 9,48 trilhões em 2020. Esse valor é 6,9% superior ao registrado em 2019!
Além disso, o relatório aponta que novembro e dezembro de 2020 registraram crescimento de 15,6% e de 20,5%, respectivamente, no total de vendas com a NF-e. A comparação tem como base o mesmo período do ano anterior.
No e-commerce, a nota fiscal tem muitas funções, inclusive atestar a transação perante o fisco. A seguir, saiba mais detalhes sobre os principais tipos de notas fiscais usadas no comércio eletrônico e para que elas são usadas.
Para que a nota fiscal é usada?
Antes de mais nada, você sabe o que é uma nota fiscal? Trata-se de um documento fiscal que tem como principal objetivo registrar uma transação com fins comerciais, ou seja, de compra e venda (de produtos ou serviços).
A nota fiscal no e-commerce serve ainda para comprovar a procedência da mercadoria. Para a Receita Federal, esse documento é uma maneira de controlar e organizar o pagamento de tributos.
Portanto, na grande maioria dos envios feitos pelo e-commerce, há a necessidade de anexar uma nota fiscal junto ao pacote. Ela deve estar colada do lado de fora da embalagem e protegida por um plástico transparente. Dessa maneira, se durante qualquer parte do trajeto de envio houver a necessidade de averiguar a procedência e legalidade da mercadoria, os fiscais terão fácil acesso ao documento.
Além disso, a nota fiscal pode ser muito útil caso a encomenda sofra avarias durante o transporte e o lojista precise solicitar o seguro junto à transportadora. Nessas situações, algumas transportadoras estabelecem seguros diferentes para encomendas enviadas com nota fiscal ou com declaração de conteúdo.
Correios
Os Correios aceitam envios tanto com notas fiscais quanto com declarações de conteúdo e oferecem cobertura do seguro em ambos os casos. Os limites segurados para envios com nota fiscal são:
- Mini Envios: R$100
- PAC: R$3.000
- SEDEX: R$10.000
Jadlog
A Jadlog limita a R$1.000 o valor segurado para envios feitos com declaração de conteúdo. Nesses casos, não há cobertura para avarias, somente para extravios, furtos ou roubos. Já para os fretes da Jadlog feitos pelo Melhor Envio com nota fiscal anexada, o valor segurado é de até R$30.000 e há cobertura para avarias, extravios e furtos/roubos.
Azul Cargo Express
O valor segurado máximo na Azul Cargo Express é de R$1.000 para envios feitos com declaração de conteúdo, mas pode chegar a R$40.000 para fretes gerados com nota fiscal usando o Melhor Envio. Em ambos os casos há cobertura para avarias totais ou parciais, extravios e furtos/roubos.
LATAM Cargo
A companhia de transporte aéreo LATAM Cargo também limita a R$1.000 o valor do seguro para envios feitos apenas com a declaração de conteúdo, oferecendo cobertura para avarias, extravios e furtos/roubos. Já os envios feitos com nota fiscal são segurados em até R$10.000 e há cobertura total.
Buslog
Por enquanto, a Buslog – mais nova transportadora parceira do Melhor Envio – opera nos estados de São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul.. Para fretes contratados com a declaração de conteúdo, o seguro se limita a até R$1.000. Já para fretes gerados pelo Melhor Envio com a nota fiscal, o valor do seguro pode chegar a até R$50.000. Em ambos os casos, há cobertura para roubos, furtos, extravios e avarias em geral.
📌 Importante: todas as transportadoras podem se recusar a aceitar encomendas sem nota fiscal se constatarem que se trata de um envio com fins comerciais (que necessitam do documento).
O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
Enviar encomendas com fins comerciais sem emitir nota fiscal é equivalente ao crime de sonegação de impostos, cuja punição está prevista no artigo 1° da Lei 8.137/1990. A multa pode chegar a até 100% do valor da nota omitida ou contestada.
Outro problema grave é emitir a nota fiscal com informações incorretas ou falsificar o documento (a chamada nota fria). A punição nesses casos está prevista no Artigo 172 do Código Penal, podendo ocasionar pagamento de multas e até mesmo reclusão de 2 a 4 anos.
Portanto, ao emitir a nota fiscal em suas vendas, o lojista não só está se protegendo em relação ao seguro das transportadoras, mas também cumpre suas obrigações legais. Além disso, o documento facilita muito a contabilidade de sua empresa, principalmente na prestação anual de contas à Receita Federal. Mas quais os tipos mais comuns de nota fiscal no e-commerce? Descubra a seguir!
Tipos mais comuns de nota fiscal para e-commerce
Você entendeu quando precisa emitir nota fiscal, qual a importância desse documento e quais as punições em caso de não cumprimento desse dever. A emissão de notas fiscais faz parte da rotina de qualquer pessoa que lida com a prestação de serviços e a venda de mercadorias.
O mercado trabalha com vários modelos de nota fiscal, cada uma com suas especificidades. Confira abaixo os modelos mais comuns usados no e-commerce.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), também conhecida como Nota Fiscal de Produto Eletrônica, é um dos modelos mais conhecidos. Este documento digital foi criado em 2006 para substituir os modelos 1 e 1A e facilitar a vida dos contribuintes e o controle dos órgãos responsáveis. A NF-e serve para documentar uma operação de circulação de mercadorias e compra e venda (inclusive no e-commerce).
Como emitir nota fiscal eletrônica? A emissão da NF-e está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado e sujeita à tributação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Portanto, é necessário entrar em contato com essa instituição pública e apresentar os documentos necessários para ser habilitado a acessar o sistema de emissão de notas do seu estado.
Alguns campos da Nota Fiscal Eletrônica já vêm preenchidos pelo sistema. O contribuinte precisará informar a data da transação, para quem foi feita a venda e qual o valor da mesma, além de explicar brevemente o motivo da emissão daquela nota.
👉 Importante: para acessar o sistema e emitir notas fiscais, em alguns casos o lojista precisará de um Certificado Digital reconhecido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Trata-se de um documento eletrônico de identidade emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil que oferece maior segurança na realização da transação.
Atualização da Nota Fiscal Eletrônica
Desde o dia 05 de abril de 2021, já está valendo uma atualização relativa à Nota Fiscal Eletrônica prevista na Nota Técnica 2020.006 versão 1.20, publicada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Essa novidade interessa bastante quem trabalha com e-commerce, pois estipula a criação de um novo espaço de preenchimento chamado campo de indicação do intermediador da operação.
💡 Intermediadores da operação são empresas que realizam a ponte para a transação comercial entre outras duas partes. Os marketplaces e os serviços de delivery, por exemplo, se enquadram nessa definição. O que isso muda na hora do preenchimento da NF-e? É simples: o CNPJ da plataforma intermediadora precisará ser adicionado nesse novo campo durante o preenchimento da nota fiscal.
O documento da Nota Técnica que estipulou as mudanças complementa:
“Em algumas situações, a venda/operação pode ocorrer com mais de um marketplace/intermediador, por exemplo quando o “Vendedor A” anuncia no “Marketplace M1” e este anuncia no “Marketplace M2”. Nesse caso, na hipótese do “Marketplace M1” ter enviado a informação para o “Vendedor A”, na NF-e deve ser informado o CNPJ do “Marketplace M1”.
Isso significa que não importa quantos intermediadores da operação a transação envolve, na hora de preencher a nota o lojista deve informar o CNPJ do intermediador que enviou a informação de venda para o lojista que concluirá o pedido.
Recentemente fizemos uma live com o Melqui Sodré, CEO da Venda.la. Ele falou sobre o jeito certo de emitir notas fiscais para quem trabalha no marketplace. Vale a pena conferir!
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um subtipo de nota fiscal eletrônica usada para comprovar a prestação de serviços para uma empresa ou pessoa física. Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço, que era exigida pelos municípios em todo o Brasil.
A NFS-e está ligada principalmente ao recolhimento de impostos municipais, como o Imposto sobre Serviços Prestados (ISS). A solicitação para emissão desse documento pode ser feita junto ao município. A NFS-e contém campos cujas informações são enviadas pelo contribuinte e outros que são de responsabilidade dos órgãos competentes.
É importante que nesse documento conste o motivo da emissão da nota, ou seja, qual serviço foi realizado (com base na lista de serviços disponível). Também deve constar a data de prestação do serviço e o valor pago.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um subtipo de nota eletrônica emitida quando há a venda de produtos. É, portanto, o modelo mais comum de nota fiscal usada pelo varejo.
Essa nota foi criada para substituir dois tipos de documentos fiscais: a nota fiscal de venda ao consumidor (que era o modelo 2) e o cupom fiscal (aquele emitido pelas impressoras fiscais, as ECFs).
Além de ser impressa no momento da venda do produto, a NFC-e deve ter uma chave de acesso e um QR Code, que servem para comprovar a autenticidade da mesma.
Resumindo, temos três principais tipos de Notas Fiscais Eletrônicas:
📌 Nota fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): emitida em operações de compra e venda, inclusive no e-commerce
📌 Nota fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): emitida em operações de prestação de serviços
📌 Nota fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): emitida para o consumidor no varejo
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
Imagine que você é um MEI e quase nunca precisa emitir nota fiscal, por isso não se cadastrou no sistema de emissão de notas da prefeitura. Mas eis que aparece a oportunidade de realizar uma venda substancial e você não quer perdê-la. O que fazer? Dar entrada na solicitação para se cadastrar no sistema de emissão de notas pode demorar algumas semanas. Vai perder o negócio? Não, calma! Para situações como essa, existe a Nota Fiscal Avulsa (NFA).
A NFA serve justamente para essas eventualidades, e pode ser solicitada tanto por pessoas físicas quanto pessoas jurídicas que não emitem nota fiscal. Ela está disponível nas versões impressa e eletrônica (NFA-e).
O documento deve ser solicitado junto à Secretaria da Fazenda de seu município. Não há um padrão nacional para a NFA, sendo que cada cidade possui suas regras e condições para a liberação ou deferimento da Nota Avulsa. Uma vez liberada, ela passa a ter o mesmo valor legal que uma Nota Fiscal Eletrônica ou qualquer outro modelo de nota.
⚠️ Lembrando que a lei exige que qualquer venda ou serviço prestado a pessoas jurídicas tenha uma nota fiscal. Se você quase nunca precisa emitir nota fiscal, a NFA pode te ajudar. Mas se precisa emitir notas com uma certa frequência, é muito mais prático se cadastrar no sistema municipal de emissão de notas.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Dentre os tipos de documentos fiscais, temos também o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), usado para comprovar a contratação de transporte de cargas, o que inclui envios no e-commerce junto às transportadoras. É válido para entregas por meios aéreos, ferroviários, fluviais e rodoviários.
Atualmente o CT-e substitui as notas fiscais dos modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27. Quando você posta uma encomenda junto a uma transportadora, recebe um Conhecimento de Transporte Eletrônico que serve como um comprovante da contratação do serviço de envio. Quem preenche o CT-e é a transportadora (ou instituição encarregada do transporte).
Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
Embora não seja um documento relacionado ao e-commerce, é importante conhecer o DARF. Trata-se de um tipo de documento fiscal emitido diretamente para a Receita Federal e é o principal meio para a instituição apurar e recolher impostos de operações financeiras. Sua emissão é obrigatória tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas que se enquadram nas regras estipuladas.
📍 Quem precisa gerar o DARF? Qualquer pessoa física ou jurídica que possua investimentos (o que inclui ações na bolsa de valores). Esse documento serve para recolher os tributos sobre as operações financeiras cujo imposto não é retido na fonte.
No caso de pessoas jurídicas, o DARF também é necessário e serve para fazer o recolhimento de impostos como Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguros (IOF). Quem é MEI não gera DARF, pois todos esses impostos já são pagos mensalmente através da guia de recolhimento do MEI.
O DARF pode ser emitido e impresso pelo programa Sicalc da Receita Federal. Ao acessar o sistema, o emissor precisará preencher dados pessoais (como nome e endereço) bem como os dados de rendimento (valores investidos, rendimentos, aplicações, etc).
MEI precisa emitir nota fiscal?
A primeira resposta a essa pergunta é “não”, o MEI não precisa emitir nota fiscal. Mas é recomendado que ele o faça. Embora a lei permita que os microempreendedores trabalhem sem a emissão de notas fiscais para pessoas físicas, vimos anteriormente neste artigo que os benefícios da emissão das notas trazem segurança ao empreendedor.
O MEI está dispensado de emitir notas fiscais nas seguintes situações:
📌 venda de mercadorias ou prestação de serviços para pessoa física
📌 venda de produtos ou serviços para empresas onde a mesma se comprometa a emita uma nota fiscal de entrada
Nos demais casos, especialmente quando houver prestação de serviços ou vendas de produtos para outras pessoas jurídicas, há a necessidade da emissão da nota. Por exemplo, se você é um MEI e trabalha vendendo seus serviços para outras empresas, você (como prestador) precisará emitir o documento à empresa, chamada de tomador.
Por ser MEI e estar enquadrado no Simples Nacional, o microempreendedor não pagará impostos pelas notas que emitir. Portanto, elas terão um caráter apenas de registro das operações e segurança, tanto para o lojista quanto para a outra parte envolvida.
Para quem é MEI e trabalha no e-commerce, a emissão de notas fiscais pode ajudar a manter a contabilidade do seu negócio mais organizada. Além do mais, como vimos, esse documento pode ser útil em caso de solicitação de seguros junto às transportadoras.
👉 Por fim, alguns marketplaces (como a Via Varejo e a B2W) exigem que o lojista emita notas fiscais pelas vendas que realiza nestes sites. Se o seu negócio quiser marcar presença em tais plataformas, ele precisará se adequar a esse detalhe. É muito importante que o microempreendedor leia com atenção as regras de uso dos marketplaces onde pretende vender para checar se essa é uma exigência feita pela plataforma.
📌 Você pode encontrar mais informações sobre o assunto em Como se cadastrar nos principais marketplaces?. Também vale a pena dar uma olhada neste vídeo com dicas para quem é MEI e vende na internet:
Melhor Envio: nota fiscal e declaração de conteúdo na geração de etiquetas
Quando você contrata um frete pelo Melhor Envio e preenche os dados para a geração da etiqueta de envio, existe um momento onde é necessário informar o número da Nota Fiscal ou preencher a Declaração de Conteúdo da entrega.
Confira onde esses campos ficam:
Quando for preencher as informações para a cotação de frete na Calculadora do Melhor Envio, não esqueça do campo Valor do seguro da carga, ali você deve informar o valor do objeto que será transportado.
Essa informação pode impactar no preço do frete, mas ajuda a garantir que você terá sua carga segurada de acordo com o valor integral do produto.
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A nota fiscal no e-commerce serve ainda para comprovar a procedência da mercadoria. Para a Receita Federal, esse documento é uma maneira de controlar e organizar o pagamento de tributos.
"Enviar encomendas com fins comerciais sem emitir nota fiscal é equivalente ao crime de sonegação de impostos, cuja punição está prevista no artigo 1° da Lei 8.137/1990. A multa pode chegar a até 100% do valor da nota omitida ou contestada.
Outro problema grave é emitir a nota fiscal com informações incorretas ou falsificar o documento (a chamada nota fria). A punição nesses casos está prevista no Artigo 172 do Código Penal, podendo ocasionar pagamento de multas e até mesmo reclusão de 2 a 4 anos."
