Como a automação de processos pode ser útil para o seu e-commerce?

A automação dos processos em e-commerce é cada vez mais comum, principalmente por ter diversos benefícios para o negócio e também para os clientes, já que, além de facilitar diversas tarefas, gera um atendimento e um serviço melhor.

Segundo a estimativa do eMarketer, em 2016 os comércios realizados em meio eletrônico atingiram a marca de US$ 1.915 trilhão, representando 8,6% de todo o orçamento do varejo daquele ano. 

Segundo o site, em 2020 a previsão é de que o comércio online vá arrecadar um total de US$ 4.058 trilhões, representando 14,6% do total de vendas do varejo. 

Como a pesquisa é de 2016, não havia a noção de que o mundo poderia enfrentar uma pandemia como a que estamos vivendo. A situação fez com que a procura por comércios online tenha aumentado muito. A Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABCOMM), por exemplo, registrou um aumento de 40% no número de vendas online, com alta em diversos setores.

Os dados comprovam que o crescimento é evidente com o passar dos anos, mesmo que o mundo não enfrentasse a situação atual. Por isso, é preciso estar atento para ferramentas que ajudem os comércios a oferecer um serviço cada vez mais completo e ágil. 

Mas o que é automação?

tablet mostra tela de um e-commerce com diversas categorias de produto

A automação de processos usa a tecnologia para integrar todos os dados aos quais se tem acesso da empresa e, com eles, conseguir realizar um controle das atividades internas.

Tudo isso acontece através do andamento de fluxos de trabalho (ou workflows), que são os responsáveis por realizar a automação dentro de um sistema de atividades. Assim, substitui-se as atividades manuais, eliminando processos que seriam repetitivos para os colaboradores e melhorando a produtividade como um todo.

A automação dos processos internos tem um objetivo simples: otimizar o tempo da sua equipe e os recursos que ela utiliza para realizar as tarefas diárias.

A partir disso é possível reduzir o custo e alcançar um número maior de clientes, e, além de expandir os negócios, ainda aumentar a segurança e melhorar os resultados da empresa a longo prazo.

Ter um controle inteligente e tecnológico de toda a empresa auxilia no planejamento e evita desperdícios, tanto de execução de tarefas desnecessárias, quanto de orçamento.

Através de softwares, é possível realizar diversas tarefas automaticamente:

4 tarefas no seu e-commerce facilitadas pela automação 

1 – Automação do rastreamento dos pedidos

A automação de processos no setor de pedidos e entregas é cada vez mais popular, seja o seu e-commerce grande ou pequeno. Isso porque os softwares que cuidam dessa parte costumam trazer diversos benefícios tanto para o negócio quanto para o cliente.

Por exemplo, o frete mais rápido possível e uma logística mais produtiva e eficiente.

  • Acesso a múltiplas transportadoras.

Isso torna possível o acesso a diversos tipos de frete, tanto em termos de preço quanto de prazo para a entrega, tipo de carga e tipo de transporte.

O cliente pode escolher qual a melhor opção para ele naquele momento e pagar o que julgar ser o melhor preço para receber aquele produto específico

  • Acompanhamento do pedido

Com um sistema automatizado, há maior eficiência para oferecer ao cliente um acompanhamento do pedido que foi realizado. O compartilhamento de links, por exemplo, se tornou muito comum, e isso pode ser feito automaticamente.

A partir do pedido que foi feito, pode-se programar um e-mail para ser lançado ao cliente com as informações sobre o envio e a entrega. Conforme os processos vão sendo atualizados no sistema, o cliente também recebe essa atualização de forma automática.

2 – Gestão de estoque

Em um e-commerce, é essencial fazer uma gestão adequada do estoque. Isso é, basicamente analisar os produtos que a loja vende para tomar decisões como:

  • Quando fazer pedidos para o reabastecimento;
  • Decisão de quantidade de compra;
  • Cálculo de projeção de gastos futuros.

É comum que as empresas adotem cada vez mais os métodos eletrônicos para fazer essa gestão, principalmente por causa da facilidade em manter um estoque ideal ㅡ ou seja, com equilíbrio entre novos pedidos e entregas. É possível fazer uma organização que permita que as vendas ocorram de maneira mais produtiva.

mulher negra de cabelos na altura dos ombros está fazendo a gestão de estoque de um mercado em um tablet

Algumas estratégias de gestão que são auxiliadas pela automação são:

  • Custo médio, ou média ponderada móvel, para recalcular os valores do estoque sempre que há uma nova entrada. A entrada pode ser computada e calculada automaticamente.
  • PEPS, a venda de produtos com as datas mais próximas da validade (isso não significa que os produtos irão vencer logo). Cadastrar os produtos com suas datas de validade torna isso possível.
  • Curva ABC, separa os produtos em A (os de maior valor), B (os que têm mais volume no estoque) e C (os de menor valor, demandas eventuais). Controlar o estoque de perto permite saber quando e em qual quantidade devem ser feitos os pedidos dos produtos de acordo com suas categorias.

3 – Gestão financeira

A gestão financeira integra, essencialmente, dois aspectos: a gestão das finanças do e-commerce e a gestão dos pagamentos.

Gestão de finanças

A gestão das finanças através de um sistema automatizado é cada dia mais utilizada por empresas de todos os segmentos.

Um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning ㅡ ou planejamento de recursos de uma empresa, em tradução livre) é capaz de integrar em uma só plataforma diferentes setores de um negócio, como as vendas, as finanças e o estoque.

O sistema de ERP contribui com a administração dos pagamentos que serão recebidos, com o monitoramento de vendas e com os pedidos que são feitos pelos usuários.

Na prática, o sistema de ERP é capaz de identificar, por exemplo, quando um produto é vendido no site. Assim, ele faz uma atualização automática no software sobre a nova quantidade do produto no estoque e também, gradativamente, o valor total que as vendas de determinados produtos específicos possuem. 

Fluxo de pagamentos

Já a gestão dos pagamentos e preços também é automatizável em diversos aspectos. 

Por exemplo, os preços podem ser configurados antecipadamente para que sigam o comportamento do mercado como um todo. Existem softwares capazes de fazer o rastreamento do preço de concorrentes, por exemplo, e setar os preços dos produtos do seu e-commerce em torno de 5% ou 10% mais baratos. 

Automação das notas fiscais

Uma gestão financeira que integra todas as áreas de uma empresa consegue facilitar, além das tarefas já mencionadas, também a emissão das notas fiscais.

Com um sistema único, é possível rastrear uma compra nos setores de venda (aprovação do pagamento), estoque (separação do produto), logística (preparação da entrega) e, assim, realizar a emissão da nota fiscal para o cliente e disparar automaticamente via e-mail. 

4 – Atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente é uma das tarefas mais importantes da empresa, independente do setor. Em e-commerces, é ainda mais comum que surjam dúvidas em todas as etapas do processo de compra, ou seja: antes, durante e depois dela. 

A utilização de chatbots é muito eficiente para sanar dúvidas consideradas simples, que costumam seguir certo padrão de recorrência e assunto, antes da compra ser efetuada.

Quando utiliza-se um sistema automatizado, no caso, um chatbot, os colaboradores responsáveis por essa área ficam livres para atender clientes que tenham dúvidas mais complexas, descongestionando o atendimento humano.

Além disso, o próprio bot pode ser configurado para encaminhar a questão para um atendente físico e, ainda por cima, economizar o tempo no atendimento, já que coleta diversos dados previamente.

Digitalização e automação por meio de checklists

Com o Videnci você consegue criar formulários completamente digitais e personalizados para, a partir deles, automatizar processos no seu e-commerce com a utilização de fluxos de trabalho.

Com o software, fica muito mais fácil fazer a verificação dos pedidos e dos padrões de qualidade das mercadorias antes delas serem enviadas ao cliente. É possível realizar a construção de um checklist a partir das especificações necessárias em diversas áreas de um e-commerce.

Por exemplo, quando as mercadorias chegam ao estoque, é necessário realizar uma vistoria. Esse é um procedimento repetitivo e minucioso, então é preciso atenção. O Videnci permite que um formulário padrão seja construído para ser preenchido sempre que essa tarefa precisar ser efetuada.

É possível incluir quem está realizando aquela vistoria, a data e hora que ela está sendo realizada, qual a mercadoria que chegou, o número de série, ano de fabricação, se está tudo dentro dos conformes e qualquer outra necessidade.

O sistema também possibilita a anexação de fotos nos formulários para catalogar o controle de qualidade do estoque assim que eles chegam, possibilitando registrar anomalias e outros detalhes.

Após a construção do checklist, é possível construir fluxos de trabalho para que tarefas simples, porém repetitivas e que desnecessariamente demandam tempo do colaborador, sejam executadas pelo próprio sistema. 

Alguns exemplos são envios de e-mails, abertura de atividades a serem executadas após o preenchimento do formulário ou a requisição para o preenchimento de outro checklist. É possível, ainda, definir prazos para que isso aconteça e os colaboradores ou equipes responsáveis. 

O preenchimento pode ser feito a partir de qualquer dispositivo móvel, como tablets e smartphones com sistema Android ou iOS.

O Videnci tem como objetivo facilitar o funcionamento do seu negócio através de um serviço totalmente digital. Esqueça os papéis e descomplique!

Conclusão

Os softwares de automação, quando utilizados da maneira correta, só tendem a contribuir para o seu comércio online. Afinal, torna possível efetuar mais tarefas em menos tempo. O sonho da produtividade ideal!

Ainda, a cada dia que passa novos sistemas são lançados pensando em facilitar os processos nas empresas e aumentar ainda mais a produtividade. Por isso, é importante estar sempre atento às novidades do mercado!

Assim, concluímos que a automação de atividades dentro dos e-commerce é uma tendência mundial e tende a aumentar a produtividade do time e proporcionar um melhor serviço ao cliente!

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