O que é WMS e como ele pode ajudar o seu negócio?

Leia e descubra por que a sua empresa pode se beneficiar de um WMS

Não é fácil manter uma cadeia de suprimentos funcionando sem problemas, principalmente nos dias de hoje. Com a influência da tecnologia, na última década, os processos de supply chain vêm mudando cada vez mais e isso afeta diretamente quem trabalha com isso todos os dias. Fabricantes e distribuidores enfrentam uma grande pressão para se manter competitivos e, ao mesmo tempo, acompanhar as demandas do mercado e a variação constante de custos. Uma maneira de garantir que a eficiência se manterá em meio a tantas mudanças é investir em um Sistema de Gerenciamento de Armazém (conhecido pela sigla WMS).

A Revista Exame apontou que o segmento de WMS pode crescer 14% até 2025. E a razão desse desenvolvimento é fácil de compreender. O WMS beneficia a cadeia de suprimentos de diversas formas. Um sistema como esse pode controlar diversas funções do armazém, como garantia de qualidade, recebimento, embalagem, picking, reabastecimento, controle de estoque, remessa e devoluções.

Resumindo: um WMS se torna a espinha dorsal das operações diárias do armazém. Vamos entender como?

O que é um WMS?

WMS é a sigla, em inglês, para Warehouse Management System, ou, Sistema de Gerenciamento de Armazém. São chamados de WMS os softwares ou aplicativos desenvolvidos para ajudar a gerir e otimizar os processos logísticos das empresas, principalmente em depósitos, armazéns e estoque. 

Como funciona?

Integrados à rotina do supply chain, os WMS asseguram a boa execução e preveem eventuais falhas processuais. Os WMS podem recorrer a códigos de barras para identificar as mercadorias e fiscalizar a entrada e saída delas do estoque, controlando também informações como prazo de validade, número do lote e outras informações diversas.

Uma alternativa aos códigos de barra são as etiquetas RFID (Radio-Frequency Identification, na sigla em inglês), que permitem identificar produtos à distância e podem operar por meio de dispositivos móveis, como tablets e smartphones conectados à internet. 

O uso de WMS agiliza e torna mais eficientes a estocagem e a expedição de mercadorias, além de ajudar no controle dos estoques e no planejamento logístico e também nos processos de picking (separação dos pedidos para envio) e cross docking (redução dos estoques). Contribuem também para a economia de tempo e dinheiro.

Quais as principais funções?

Controle de segurança de mercadorias

As etiquetas RFID possibilitam controlar com mais eficiência as mercadorias à distância, facilitando a localização dos produtos e também dos espaços vagos.

Geração de relatórios

Os WMS geram relatórios de estoque rápidos e úteis na hora de tomar decisões estratégicas, como qual a disposição correta das mercadorias pelo armazém para aproveitar o espaço físico disponível da melhor maneira possível.

Integração com outras áreas

Os WMS podem ser acessados remotamente, ou seja, por outros departamentos da empresa mais distantes do estoque, como o responsável por compras. O acesso às informações dos WMS ajuda essas outras áreas a tomar decisões e manter em ordem a administração dos estoques.

Transferência entre estoques

Em empresas com mais de um estoque, todos eles podem ser integrados via WMS. Isso facilita as transferências entre um armazém e outro. 

Integração ao ERP

Soluções WMS podem ser integradas aos sistemas de gestão empresarial, os ERP, resultando em um compilado de informações ainda mais interessante. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Portal ERP, no ano de 2017, 77% das empresas que optaram por trabalhar com um ERP, software de gestão de negócios, ficaram satisfeitas com os resultados. Deste número impressionante, apenas 4% dos negócios questionados mostraram alguma insatisfação.

Quando os dois sistemas estão sincronizados, os pedidos registrados no ERP iniciam automaticamente os processos de envio no WMS. Dessa forma, vários processos ficam melhor sincronizados — desde a contabilização dos estoques e pedidos até o faturamento desses pedidos.

Como o WMS atua nos processos logísticos?

Recebimento

O WMS confere todas as mercadorias assim que elas descem para o depósito, ajudando no gerenciamento do estoque.

Armazenamento

O WMS ajuda a organizar melhor os espaços e orienta sobre os locais adequados para o armazenamento de cada produto.

Picking

Picking é o ato de separar os produtos para envio. O WMS informa sobre a localização de cada item e reserva os produtos para o envio de acordo com a disponibilidade.

Produção

Ao informar a disponibilidade ou a falta de determinados insumos, o WMS ajuda as equipes a se planejar para evitar interrupções na rotina da produção.

Expedição

O WMS fornece relatórios sobre os itens disponíveis no estoque. Isso facilita a separação para um envio rápido e eficiente para os clientes. 

Quais são as vantagens de um WMS?

Produtividade acelerada

Os WMS conferem agilidade aos processos da empresa. São rápidos ao localizar e despachar as mercadorias e informar à equipe sobre a exata localização desses mesmos itens. Isso resulta em muito mais eficiência e produtividade.

Controle de produtos armazenados

As etiquetas RFID registram toda a movimentação de mercadoria nos depósitos, o que permite controlar o fluxo de produtos armazenados com maior eficiência e segurança. Além de ajudar a administrar melhor e de maneira mais dinâmica o espaço disponível.

Redução do tempo de espera

Com a automatização via WMS, é possível economizar tempo em várias operações logísticas. Graças aos códigos de barra e às etiquetas RFID, a entrada e saída de itens do depósito é registrada imediatamente, assim como outras informações, como data de validade. Essas informações se tornam mais fáceis de serem acessadas e, dessa forma, todos os demais processos são acelerados, como o picking e a expedição.

Otimização do percurso de pedidos

Os WMS informam sobre a localização exata dos itens estocados, o que é muito útil quando a empresa possui mais de um depósito e não pode perder tempo para localizar um produto solicitado por um cliente. 

Aumento na qualidade do material estocado

Saber melhor qual é o espaço disponível nos armazéns e como ocupá-los de maneira inteligente ajuda a empresa a tomar decisões melhores sobre que tipo de mercadoria estocar. Como? Os relatórios do WMS informam sobre os itens que têm melhor saída e, por isso, não devem jamais faltar. Esses itens tendem a ocupar cada vez mais espaço nos armazéns. 

E quais são as desvantagens?

A desvantagem do WMS existe, mas é bastante momentânea. Até conseguir aproveitar as vantagens, a empresa pode ter alguns gastos (de tempo e de dinheiro) para implementar o sistema. Por exemplo: custos com integração de sistema como o ERP, custos com o software, gastos com compra de equipamentos e tempo de implementação e treinamento.

Segundo essa reportagem da Folha de S. Paulo, executivos e especialistas afirmam que a aplicação dessas inovações no Brasil tem sido lenta por conta de desafios como a falta de incentivo econômico e a recessão que fez empresários segurarem investimentos e a baixa informatização do setor. Porém, está cada vez mais claro que,  no longo prazo, as empresas têm muito a ganhar com softwares que analisam grandes volumes de dados.

Ou seja…

O uso de WMS agiliza e torna mais eficientes a estocagem e a expedição de mercadorias, além de ajudar no controle dos estoques e no planejamento logístico. Em geral, um Sistema de Gerenciamento de Armazém contribui para a economia de tempo e dinheiro.

Mas de nada adianta ter uma boa gestão dos produtos se a distribuição não é boa. Em meio a tudo isso, o dia a dia de quem trabalha com estoque fica ainda mais fácil se esse profissional também adotar um sistema que monitore a frota e ajude na roteirização das entregas dos produtos.

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